Prenotazioni alberghiere e tipi di contratti alberghieri

Per illustrare questo tema, riportiamo a titolo esemplificativo, una “Convenzione alberghiera internazionale relativa ai contratti fra albergatori ed agenti di viaggio”, convenzione stipulata tra l’A.I.H. e la F.U.A.A.V. alcuni anni fa.

a) Ogni contratto alberghiero dev’essere preceduto da richieste di prenotazioni alberghiere da parte dell’agente di viaggi ed indirizzata all’albergatore.

b) Ogni richiesta di prenotazioni alberghiere non scritta dovrà essere confermata da un documento scritto (lettera, telegramma, telex, elettronico, ecc.).

c) Ogni richiesta di prenotazioni alberghiere deve precisare le prestazioni da fornire. Il costo di queste può essere menzionato sul documento stesso. In questo caso il pagamento sarà garantito dall’agente di viaggi soltanto fino a concorrenza dell’importo menzionato.

Accettazione delle richieste di prenotazioni alberghiere da parte dell’albergatore

a) Il contratto alberghiero non diverrà definitivo che a seguito dell’accettazione delle prenotazioni alberghiere da parte dell’albergatore, fatte salve le disposizioni di cui all’art. 11 a).

b) Tale accettazione delle prenotazioni alberghiere dovrà consistere in un documento scritto (lettera, telegramma, telex, elettronico, ecc.) riferentesi specificatamente alla domanda e menzionando il prezzo dei servizi ordinati.

c) La suddetta conferma delle prenotazioni alberghiere deve avvenire immediatamente o, al più tardi, entro tre giorni dal ricevimento della richiesta da parte dell’albergatore.

d) Laddove l’agente di viaggi esiga una risposta telegrafica, egli dovrà utilizzare la formula di “risposta pagata”.

Pagamenti anticipati delle prenotazioni alberghiere

a) L’albergatore potrà subordinare l’accettazione dell’ordine di prenotazioni alberghiere, al versamento di una somma anticipata (caparra o deposito cauzionale).

Questa somma anticipata avrà sempre il carattere di un deposito di garanzia, salvo il caso in cui l’albergatore avrà precisato che si tratta di una caparra. Se l’albergatore ha richiesto un pagamento anticipato, la conclusione del contratto alberghiero non diverrà definitiva finché non sarà stato effettuato il versamento dell’importo o dimostrata la prova del versamento.

b) L’albergatore dovrà accusare ricevimento del versamento anticipato delle prenotazioni alberghiere al più tardi 24 ore dopo il ricevimento dello stesso.

c) L’ammontare del versamento anticipato delle prenotazioni alberghiere è abitualmente il prezzo dei servizi ordinati (camera, pasti, ecc.) per il soggiorno di una notte in bassa stagione e di tre notti in alta stagione.

Documenti delle prenotazioni alberghiere

1) Principio dell’accettazione del voucher: L’albergatore ha facoltà di chiedere sia il pre-pagamento, sia un pagamento anticipato parziale. Quando egli non si avvale di tale facoltà, egli si impegna ad accettare il voucher. L’agente di viaggi riconosce il voucher come garanzia di pagamento che dev’essere onorato secondo le norme e nei termini convenzionali.

2) Il voucher semplice. Le prestazioni che vi devono figurare in maniera particolareggiata, in particolare le date di arrivo e di partenza, non possono riguardare che i servizi normali (camera e pasti).

3) Voucher “pieno credito”. L’emissione di questo voucher, che può comportare un’estensione dei servizi alberghieri normali, dev’essere subordinata ad un accordo specifico tra l’albergatore e l’agente di viaggi.

Pagamento dovuto all’albergatore

I prezzi fissati dall’albergatore all’agente di viaggi per i servizi facenti oggetto del contratto alberghiero, non saranno, in alcun caso, superiori a quelli della tariffa d’albergo applicati ai clienti diretti, sia che la fattura venga pagata dall’agente di viaggi sia che venga saldata direttamente dal viaggiatore. Allorché l’albergatore avrà accordato dei prezzi speciali nelle fasi delle prenotazioni alberghiere, egli non potrà esigere una retribuzione superiore alla tariffa accordata.

L’albergatore è tenuto a rispettare i prezzi convenuti dal contratto. In caso di modifica dei prezzi, un termine di aggiustamento di 30 giorni è previsto per l’applicazione dei nuovi prezzi. Questa modifica di prezzo non si applicherà alle prenotazioni alberghiere già confermate.

Le prestazioni che dovrà pagare l’agente di viaggi sono quelle che figurano sul documento di prenotazione indirizzato all’albergatore.

a) Salvo il caso in cui sia stato convenuto che la fattura sia pagata direttamente dal viaggiatore, è l’agente di viaggi che ha concluso il contratto alberghiero ad essere il debitore della fattura.

b) Il pagamento della fattura avverrà nei termini convenuti o, in mancanza di una stipulazione contrattuale, entro 30 giorni dal ricevimento della fattura. Trascorso tale termine, le somme dovute saranno maggiorate di un interesse di mora fissato a i per cento per ogni mese di ritardo. In più l’ammontare iniziale del debito sarà maggiorato del 5 per cento a titolo di spese di ricupero.

e) Per soggiorni di lunga durata, l’albergatore potrà chiedere all’agente di viaggi, di pagare nel corso del soggiorno, le parti dei servizi già forniti.

d) In caso di prenotazione dell’hotel fatta dall’agente di viaggi per servizi il cui pagamento verrà effettuato direttamente dal cliente, l’albergatore è tenuto a garantire la commissione dell’agente. Per tale motivo l’albergatore può rifiutarsi di accettare il pagamento a mezzo di carta di credito.

Retribuzione dovuta all’agente di viaggi

Principio della commissione — Ogni contratto alberghiero che ricade sotto la presente convenzione, darà luogo al pagamento da parte dell’albergatore all’agente di viaggi di una percentuale sui prezzi dei servizi forniti (camera e pasti). L’albergatore pagherà tale commissione soltanto agli agenti di viaggi ad esclusione di qualsiasi altra parte in causa.

Il tasso di commissione dev’essere fissato, di comune accordo, dalle parti contraenti. I firmatari della presente convenzione riconoscono che esso ammonta abitualmente al 10 per cento del prezzo delle prestazioni ad esclusione delle tasse e del diritto di servizio.

a) La commissione è dovuta per ogni prolungamento di soggiorno accettato dall’albergatore o per le prenotazioni alberghiere concluse sul posto dal cliente per un periodo successivo.

b) Ogni nuova occupazione di sistemazione alberghiera, nel corso di un medesimo viaggio, sarà considerata come prolungamento del soggiorno anche se vi è stata un’interruzione nell’occupazione, a condizione che questa interruzione sia inferiore a 30 giorni.

e) Nessuna commissione potrà pertanto essere riconosciuta su un soggiorno superiore ai 60 giorni, prolungamento compreso, da parte del medesimo cliente.

L’albergatore dedurrà dall’importo totale della fattura, l’importo della commissione dovuta all’agente di viaggi.

a) In caso di pagamento diretto della fattura da parte del cliente, l’albergatore verserà la commissione dovuta all’agente di viaggi entro i 30 giorni successivi al giorno della partenza del viaggiatore.

b) In caso di annullamento delle prenotazioni alberghiere nei termini sia contrattuali sia convenzionali, quando c’è stato un deposito o un pre-pagamento, l’albergatore rimborserà tale somma entro 30 giorni dalla data dell’annullamento.

e) Trascorso questo termine le somme dovute saranno maggiorate di un interesse di mora.

Annullamenti delle prenotazioni alberghiere

a) Principio dell’annullamento scritto:

Ogni annullamento delle prenotazioni alberghiere dev’esser fatto con scritto (lettera raccomandata, telex con indicativo...) debitamente datato.

b) Ogni annullamento verbale o telefonico fatto dall’agente di viaggi dev’essere confermato da quest’ultimo per iscritto.

Affinché questo annullamento della prenotazione alberghiera prenda effetto dalla data della sua comunicazione verbale, la conferma scritta deve specificatamente riferirsi a questa data. Ogni scritto proveniente dall’albergatore e riferentesi all’annullamento verbale dispensa l’agente di viaggi da una riconferma scritta.

e) Le condizioni ed i termini di annullamento totale o parziale del contratto alberghiero come pure l’ammontare di un’eventuale indennità dovuta in caso di annullamento tardivo fanno oggetto di clausole speciali per ogni tipo di contratto.

Obblighi generali reciproci

Derivanti dalla convenzione:

L’agente di viaggi s’impegna a fornire le informazioni necessarie complete e particolareggiate sulle prenotazioni alberghiere richieste.

I servizi forniti dall’albergatore ai viaggiatori, clienti di un agente di viaggi, in conformità al contratto alberghiero (sia che si tratti di viaggiatori individuali o in gruppo) dovranno essere della stessa qualità dei servizi forniti dall’albergatore nelle medesime condizioni ai suoi clienti diretti.

L’albergatore terrà le camere registrate come prenotazioni alberghiere, a disposizione dei viaggiatori a partire dalle ore 14 del giorno d’arrivo sino alle ore 12 del giorno di partenza.

Per tutte le prenotazioni alberghiere accettate e confermate in buona e debita forma, l’albergatore deve rispettare gli impegni contrattuali. In caso contrario dovrà indennizzare l’agente di viaggi per il danno realmente subito.

A titolo eccezionale, se questa possibilità è prevista al momento dell’accettazione delle prenotazioni alberghiere ed a condizione di informarne l’agente di viaggi 3 settimane prima, l’albergatore può sistemare dei clienti nell’albergo più vicino, di categoria equivalente o superiore, senza che l’agente di viaggi possa reclamare delle indennità unicamente per questa sostituzione. La differenza di tariffa risultante sarà a carico dell’albergatore.

Il pagamento delle indennità previste deve intervenire nei 30 giorni a partire dalla richiesta fatta dall’agente di viaggi.

Nel caso in cui l’agente di viaggi avesse depositato un importo a garanzia il cui carattere di caparra sarebbe stato indicato nei modi previsti, l’albergatore dovrà rimborsare il doppio di tale somma nel medesimo termine.

La mancanza di pagamento entro 30 giorni comporterà il pagamento di interessi passivi e di spese di ricupero.

Principio dell’esonero di responsabilità in casi di forza maggiore

— Ogni qual volta una delle parti contraenti del contratto alberghiero si troverà impossibilitata a mantenere i suoi impegni per ragioni di forza maggiore, cioè a seguito di “fatti imprevisti, imponderabili ed indipendenti dalla propria volontà”, questa sarà esonerata dai suoi obblighi senza dover pagare l’indennità dovuta per le prenotazioni alberghiere.

Allorché l’albergatore o l’agente di viaggi si trovino nell’impossibilità di mantenere i propri impegni e le prenotazioni alberghiere, ed in particolare in casi di forza maggiore, c’è l’obbligo di avvertire la controparte, immediatamente con tutti i mezzi a propria disposizione, in modo da limitare i danni.

Se esiste una divergenza d’opinioni su un caso di forza maggiore addotto, le parti contraenti cercheranno una composizione amichevole. In mancanza d’accordo potranno riferire il caso alla commissione di arbitraggio prevista all’art. 59 della convenzione.

Obblighi derivanti dall’etica professionale

L’albergatore si asterrà dall’incitare (con qualsiasi mezzo) il viaggiatore, cliente di un’agenzia di viaggi a diventare un cliente diretto.

L’agente di viaggi, anche se si sarà rivolto simultaneamente a diversi albergatori per ottenere delle offerte di prenotazione alberghiera, si asterrà dal concludere più contratti alberghieri per lo stesso soggiorno di un viaggiatore, avendo l’intenzione di annullare successivamente, nei termini convenzionali, quelli non voluti.

Un contratto alberghiero non può, in nessun caso, e sotto nessuna forma, essere condizionato dalla conclusione di un contratto di pubblicità fra le parti contraenti.

L’albergatore deve comunicare all’agente di viaggi informazioni esatte per quanto riguarda la categoria e la posizione del proprio albergo e la qualità dei propri servizi.

L’agente di viaggi ha l’obbligo di rispettare, nei confronti dei suoi clienti, le informazioni fornite dall’albergatore.

L’albergatore e l’agente di viaggi si asterranno nei confronti dei clienti da ogni dichiarazione che possa mettere in dubbio la qualità dei servizi forniti dall’altra parte contraente o di natura tale da pregiudicarne la reputazione professionale.

Annullamenti delle prenotazioni alberghiere: limiti di tempo

Salvo condizioni contrattuali diverse, i termini minimi che devono rispettare gli agenti di viaggi per notificare gli annullamenti delle prenotazioni alberghiere all’albergatore sono i seguenti:

a) Nei luoghi dove e quando, notoriarnente, c’è una forte richiesta di camere: gli stessi termini accordati alla clientela diretta, ma al più tardi la vigilia del giorno d’arrivo.

b) Negli alberghi prevalentemente stagionali:

— 30 giorni prima della data d’arrivo, in alta stagione;

— 14 giorni prima della data d’arrivo, in bassa stagione.

Gli annullamenti delle prenotazioni alberghiere fatti dopo i suddetti termini daranno luogo ad un indennizzo.

L’indennizzo dovuto può essere fissato in modo forfettario per ogni viaggiatore le cui prenotazioni alberghiere sono state annullate:

a) per il controvalore dei servizi ordinati per un soggiorno di una notte, nel caso di soggiorno inferiore a tre notti;

b) per il controvalore dei servizi ordinati per un soggiorno di una notte, nel caso di soggiorno superiore a tre notti in bassa stagione;

e) per il controvalore dei servizi ordinati per un soggiorno di tre notti in caso di soggiorno superiore a tre notti in alta stagione.

In caso di partenza anticipata o di non-utilizzazione dei servizi ordinati, l’agente di viaggi deve indennizzare l’albergatore per la perdita realmente subita, salvo il caso in cui la partenza anticipata o la non-utilizzazione dei servizi siano dovute al fatto che l’albergatore non ha fornito tali servizi. Se il versamento anticipato fatto dall’agente di viaggi non copre la totalità della fattura, l’albergatore potrà incassare il saldo direttamente dal cliente. Queste disposizioni si applicano se è uso agire nello stesso modo nei confronti della clientela acquisita direttamente dall’albergo.

In caso di no-show, cioè di non presentazione di clienti le cui prenotazioni alberghiere non sono state annullate, nemmeno tardivamente, o di mancata indicazione di arrivo ad ora tarda, l’agente di viaggi dovrà indennizzare l’albergatore per la perdita realmente subita.

L’albergatore informerà immediatamente l’agente di viaggi del no-show.

L’indennità dev’essere pagata entro 30 giorni; trascorso questo termine, la somma verrà maggiorata dagli interessi passivi e dalle spese di ricupero.

L’agente di viaggi non potrà fatturare ai suoi clienti dei prezzi superiori a quelli che gli sono stati comunicati dall’albergo e che danno luogo a commissione,

Tuttavia le spese di prenotazioni alberghiere potranno essere addebitate al cliente, separatamente dal conto dell’albergo.